Pengembangan Sistem Informasi Monitoring Tugas Akhir Berbasis Short
Message Service (SMS) Gateway di Fasilkom Unsri
ADE HILDA SAWITRI,
UNIVERSITAS GUNADARMA
Jl. Margonda Raya, Pondok Cina,
Depok.
ABSTRAK
Pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (Information and
Communication Technology ICT) telah merambah berbagai bidang kehidupan tidak
terkecuali bidang pendidikan dan pengajaran
Dengan perkembangan ICT setiap orang dapat mengolah,
memproduksi serta mengirimkan ataupun menerima segala bentuk pesan komunikasi
dimana saja dan kapan saja, seolah-olah tanpa mengenal batasan ruang dan waktu.
Salah satu fasilitas telepon seluler yang banyak dipakai saat ini adalah SMS.
Sebanyak 70% penduduk Indonesia menggunakan telepon seluler atau sekitar 150
juta jiwa. Kenyataan ini merupakan peluang bagi institusi pendidikan untuk
menyelenggarakan proses transfer informasi. Dengan memanfaatkan perangkat
bergerak, transfer informasi dapat dilakukan lebih cepat, akurat, efisien dan
efektif.
Makalah ini menyajikan pengembangan sistem informasi monitoring
Tugas yang dapat membantu administrasi
jurusan:
(1) memberikan status
proposal tugas akhir mahasiswa,
(2) memberikan informasi jadwal seminar kepada mahasiswa,
dan
(3) mengingatkan mahasiswa yang proposalnya sudah diterima
tapi belum diproses. Keywords: ICT, SMS Gateway, sistem informasi, telepon
seluler 1 Pendahuluan Pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
atau yang dikenal dengan istilah Information and Communication Technology
(ICT), telah merambah berbagai bidang kehidupan tidak terkecuali bidang
pendidikan dan pengajaran (Ward & Peppard, 2003).
Di sisi lain dengan adanya ICT proses transfer informasi
dapat dilakukan kapan saja tanpa terikat ruang dan waktu (Ward & Griffiths,
1996). Sarana komunikasi berkembang dengan sangat pesat dan dengan mudah
mendapatkan informasi baik dari telepon tabel, telepon seluler hingga satelit
berkembang dengan sangat pesat (Ibrahim, 2010a). Sehingga dengan mudah bisa
menikmati perkembangan teknologi komunikasi yang ditandai dengan kehadiran
sejumlah piranti komunikasi mutakhir. Dengan perkembangan ICT setiap orang
dapat mengolah, memproduksi serta mengirimkan ataupun menerima segala bentuk
pesan komunikasi dimana saja dan kapan saja, seolaholah tanpa mengenal batasan
ruang dan waktu (Nurdiana, 2009).
Perkembangan ICT di bidang kumunikasi dan jumlah pengguna telepon
seluler yang begitu banyak yang merupakan salah satu alasan kenapa
diperlukannya suatu sistem baru yang berbasis SMS Gateway dalam penyampaian
informasi. Berdasarkan pengamatan dan survei di Fasilkom Unsri dalam hal
pengajuan proposal tugas akhir mahasiswa, mahasiswa harus melalui beberapa
prosedur. Proposal yang telah disetujui oleh dosen pembimbing akan diserahkan
ke bagian administrasi jurusan dan selanjutnya diserahkan ke Ketua Jurusan
untuk diperiksa. Setelah proposal selesai diperiksa dikembalikan ke
administrasi beserta status proposal apakah disetujui/direvisi/ditolak. Jika
mahasiswa telah selesai menyelesaikan laporan tugas akhirnya, mahasiswa
mendaftar ke administrasi jurusan untuk mengikuti ujian tugas akhir. Kegiatan
administrasi jurusan tersebut memiliki beberapa kendala dan terlihat kurang
efisien, dan tidak efektif. Hal ini terlihat seperti sistem informasi masih
belum dapat melacak posisi proposal saat dalam proses pengajuan hingga selesai,
sehingga menyebabkan mahasiswa harus sering ke kampus untuk menanyakan status
proposalnya, dan untuk melihat jadwal ujian akhir. Selain itu administrasi
harus berkoordinasi terlebih dahulu dengan Ketua Jurusan jika ada mahasiswa
yang menanyakan status proposalnya. Akibatnya kinerja administrasi terlihat
kurang efektif. Berdasarkan kendala diatas dikembangkan proses informasi di
jurusan dan di kolaborasikan dengan telepon seluler, sehingga dapat
menghasilkan suatu aplikasi atau perangkat lunak yang dapat membantu
administrasi jurusan seperti:
(1) memberikan status proposal tugas akhir mahasiswa,
(2) memberikan informasi jadwal seminar kepada mahasiswa,
(3) mengingatkan
mahasiswa yang proposalnya sudah di terima tapi belum di proses. Selain itu
dosen pembimbing dapat mengingatkan atau menginformasikan kepada mahasiswa
bimbingannya agar segera untuk menyelesaikan tugas akhir, memotivasi dan
memberi support kepada mahasiswa. Kelebihan yang lain pada sistem yang akan
dibuat adalah dapat mengirimkan SMS balasan atau request status proposal
mahasiswa, mengirimkan SMS jadwal ujian tugas akhir, mengirimkan SMS early
message kepada mahasiswa, dosen pembimbing, dosen penguji bahwa ujian akan
dimulai satu jam lagi, mengirimkan SMS nilai ujian akhir mahasiswa. Dengan
demikikan model sistem informasi menjadi lebih interaktif baik antar
administrasi ke mahasiswa, mahasiswa ke dosen pembimbing, mahasiswa ke Ketua
Jurusan, sehingga dengan adanya perangkat lunak sistem informasi monitoring
tugas akhir berbasis SMS Gateway di Fasilkom Unsri dapat mempersingkat waktu
dalam memperoleh dan memberikan informasi.
2 Tujuan Penelitian Tujuan kegiatan penelitian ini adalah:
(a) Merancang sistem
informasi monitoring tugas akhir berbasis SMS gateway yang interaktif
. (b) Mengimplementasikan teknologi SMS gateway untuk
monitoring tugas akhir mahasiswa Fasilkom Unsri. 84 | Pengembangan Sistem
Informasi Monitoring Tugas Akhir… Ali Ibrahim
(c) Menghasilkan
perangkat lunak sistem informasi monitoring tugas akhir berbasis SMS Gateway di
Fasilkom Unsri.
3 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan bisa membantu mahasiswa yang
mengambil tugas akhir untuk memperoleh informasi lebih mudah tanpa harus ke
kampus, karena bisa memanfaatkan media komunikasi SMS dari telepon, dan
mengurangi beban kerja administrasi jurusan dalam menjawab pertanyaan mahasiswa
tentang tugas akhirnya. Dosen pembimbing dapat ikut memantau status proposal
mahasiswa dan dosen dapat berkumunikasi dengan mahasiswa bimbingan untuk
mendukung dan memotivasi agar bimbingannya segera menyelesaikan tugas akhir.
Pengguna perangkat lunak sistem informasi monitoring tugas akhir berbasis SMS
Gateway di Fasilkom Unsri adalah:
(1) Administrasi
Jurusan, (2) Ketua Jurusan, (3) Dosen Pembimbing, (4) Mahasiswa yang mengambil
Tugas Akhir.
4 Tinjauan Pustaka
4.1 Teknologi Informasi komunikasi Ellul (dalam Miarso,
2004) seorang sosiolog Perancis, mengartikan teknologi sebagai keseluruhan
metode yang secara rasional mengarah dan memiliki ciri efisiensi dalam setiap
kegiatan manusia. Dalam buku yang sama, Gary J. Anglin mendefinisikan teknologi
sebagai penerapan ilmu-ilmu perilaku dan alam serta pengetahuan lain secara
bersistem dan menyistem, untuk memecahkan berbagai masalah yang dihadapi
manusia. Teknologi yang tepat guna adalah teknologi yang sesuai dengan budaya
masyarakat yang bersangkutan. Teknologi komunikasi sebagai suatu proses
meliputi hal-hal sebagai berikut:
(a) Proses itu harus rasional dan efisien, (b) Harus
menyistem, karena dalam pengertian sistem segala sesuatu akan mempunyai dampak
dan dipengaruhi oleh hal lain dalam lingkungannya, (c) Harus bersistem, yaitu
mempertimbangkan segala variabel yang mungkin berpengaruh dalam menentukan
prosedur tindakan agar proses itu efektif, efisien dan serasi, (d) Melibatkan
berbagai pihak yang berkepentingan, (e) Mengarah pada pemecahan masalah
bersama, (f) Memadukan berbagai prinsip, konsep dan gagasan, (g)
Mempertimbangkan kondisi lingkungan (lokal, nasional, maupun internasional)
untuk mencapai tujuan. Teknologi ini telah berkembang dengan pesat dengan
dikembangkannya satelit komunikasi dan serat optik yang mampu mentransmisikan
pulsa dengan kecepatan cahaya (Ibrahim, 2010b).
Seiring dengan perkembangannya, SMS tidak hanya digunakan
untuk mengirimkan atau bertukar informasi antara dua orang yang saling mengenal
atau membutuhkan, SMS sudah mulai digunakan untuk berhubungan antara seseorang
dengan sistem sesuai dengan kebutuhan (Adil, 2009).
4.2 Short Message
Service (SMS) Short Message Service (SMS) adalah salah satu komunikasi teks
melalui telepon seluler. SMS merupakan salah satu media yang paling banyak
digunakan saat ini. Selain murah, prosesnya juga berjalan cepat dan langsung
sampai pada tujuan, tetapi selama ini SMS baru digunakan sebatas untuk mengirim
dan menerima pesan antara sesama pemilik telepon seluler (Khang, 2002). Kemudahan
penggunaan, variasi layanan, dan promosi yang cukup gencar dari operator
seluler menjadikan SMS sebagai layanan yang sangat populer di masyarakat
khususnya kalangan mahasiswa (Smith, 2005). Seiring dengan perkembangan
teknologi dan kreativitas operator dan service provider, layanan SMS yang
mulanya hanya untuk saling kirim pesan antara subscriber, kini berkembang dan
lebih variatif, seperti layanan jajak pendapat, ringtone, SMS premium, mobile
banking, ticketing dan layanan pendidikan. SMS menjadi bagian yang tidak
terpisahkan dari perkembangan informasi dan komunikasi. Salah satu contoh
konkritnya adalah seorang user FaceBook, bisa mengubah dan membaca status
melalui SMS (Dewanto, 2007). SMS adalah suatu fasilitas untuk mengirim dan
menerima suatu pesan singkat berupa teks melalui telepon seluler. Salah satu
kelebihan SMS adalah biaya yang murah. Selain itu SMS merupakan metode store
and forward sehingga keuntungan yang didapat adalah pada saat telepon seluler
penerima tidak dapat dijangkau, tidak aktif atau diluar service area, penerima
tetap dapat menerima SMS apabila telepon seluler sudah aktif kembali. Menurut
Khang (2002) SMS merupakan fitur layanan GSM, dan merupakan teknologi yang
memungkinkan pengiriman dan penerimaaan pesan dalam bentuk teks. Data yang
dapat dibawa oleh SMS sangat terbatas. Satu pesan SMS dapat memuat: (a)
maksimum 160 karakter 7-bit, (b) maksimum 140 karakter 8- bit, (c) maksimum 70
karakter 16-bit Unicode. Selain teks, SMS juga dapat memuat data biner,
misalnya logo, ringtone, business card (cCard) dan konfigurasi Wireless
Application Protocol (WAP) (Nurdiana, 2009). Dalam teknologi SMS terdapat
istilah SMS Center (SMSC). SMSC bertugas untuk menangani SMS. Saat suatu SMS
dikirim dari telepon seluler, SMS tersebut akan diterima oleh SMSC, kemudian
SMSC akan meneruskan ke telepon seluler tujuan. Hal-hal lain yang terdapat pada
teknologi SMS untuk memberikan informasi mengenai pengiriman dan penerimaan
adalah Message Status Report, Message Submission Report dan Message Delivery
Report (Setiawan, dkk, 2006).
4.3 SMS Gateway Salah
satu model komunikasi yang handal saat ini adalah pesan pendek (SMS).
Implikasinya, salah satu model komunikasi data yang bisa dipakai adalah SMS
(Fikri, 2007). SMS Gateway merupakan perangkat penghubung antara pengirim SMS
dengan basis data. Perangkat ini terdiri satu set PC, telepon dan program
aplikasi. Program aplikasi ini yang akan meneruskan setiap request dari setiap
SMS yang masuk dengan melakukan query ke dalam basis data, kemudian diberi
respon dari hasil query kepada si pengirim (Zahra, 2011). Artinya, SMS tersebut
harus bisa melakukan transaksi dengan basis data. Untuk itu perlu dibangun
sebuah sistem yang disebut sebagai SMS Gateway. Pada prinsipnya, SMS Gateway
adalah sebuah perangkat lunak yang menggunakan bantuan komputer dan
memanfaatkan teknologi seluler yang diintegrasikan untuk mendistribusikan
pesan-pesan yang di generate lewat sistem informasi melalui media SMS yang
ditangani oleh jaringan seluler (Triyono, 2010).
4.4 Cara Kerja SMS
Gateway Mekanisme kerja pengiriman SMS dibagi menjadi 3 bagian yaitu: (a)
Intra-operator SMS: pengiriman SMS dalam satu operator. SMS yang dikirimkan
oleh pengirim akan terlebih dahulu masuk ke SMSC operator nomor pengirim,
kemudian SMSC akan mengirimkan ke nomor yang dituju secara langsung. Penerima
kemudian akan mengirimkan delivery report yang menyatakan bahwa SMS telah
diterima ke SMSC. SMSC kemudian meneruskan report tersebut ke nomor pengirim
SMS, disertai status proses pengiriman SMS tersebut (Yunianto, 2006). (b)
Inter-operator SMS: pengiriman SMS antar operator yang berbeda. Yang membedakan
adalah mekanisme ini terdapat dua SMSC yaitu SMSC pengirim dan SMSC penerima.
SMS yang dikirim akan masuk ke SMSC pengirim dan diteruskan ke SMSC penerima,
setelah itu SMS dikirimkan ke telepon seluler tujuan. Demikian juga dengan
delivery report akan diterima terlebih dahulu oleh SMSC penerima, kemudian
diteruskan ke SMSC pengirim SMS. Komunikasi antar SMSC dapat berjalan jika
telah terdapat kesepakatan kerja sama antaroperator tersebut, jika tidak
terdapat kesepatakan akan menyebabkan SMS yang dikirim dengan nomor tujuan
dengan operator berbeda tidak akan sampai pada nomor tujuan yang dituju
(Yunianto, 2006). (c) SMS Internasional: pengirim SMS dari operator suatu negara
ke negara lain. SMS internasional pada hakekatnya sama dengan mekanisme
inter-operator
4.5 Kemampuan SMS
Gateway. SMS Gateway menjadi alternatif penting dalam penyebaran informasi
dengan alasan: (a) Memperbesar skala aplikasi teknologi informasi dengan
menggunakan komunikasi SMS interaktif. (b) Menyediakan aplikasi kolaborasi
komunikasi SMS berbasis web untuk penggunaa institusi pendidikan. (c)
Menjangkau konsumen maupun pengguna jasa layanan institusi secara mudah
menggunakan komunikasi SMS interaktif. 5 Metodologi Ada empat tahapan yang
digunakan dalam penelitian ini yaitu: (1) Analisa permasalahan, (2) Arsitektur
dan diagram alir, (3) Pengembangan perangkat lunak, (4) Keluaran.
5.1 Analisa Permasalahan
Pada tahap analisa permasalahan dilakukan tahap awal yaitu
menganalisa permasalahan yang nantinya berujung dengan penyelesaian masalah
secara teoritis dan analisis. Proses yang dilakukan adalah melakukan
penelusuran literatur dan diskusi dengan tim penelitian dengan tujuan untuk
memperjelas dan mendapatkan job-desc yang jelas dari masing-masing persoalan
dan penyelesaian. Pada tahap ini problem dipecahkan kemudian akan dibuatkan
alat uji berupa perangkat lunak.
5.2 Arsitektur dan Sistem merupakan gambar dari arsitektur
sistem yang akan dibangun. Pada gambar tersebut dapat dilihat siklus dari
pengumpulan proposal tugas akhir sampai dengan penerimaan jadwal sidang tugas
akhir, secara detailnya adalah sebagai berikut: (a) Mahasiswa membuat proposal
tugas akhir dan dilanjutkan mengumpulkan proposal tugas akhir ke administrasi
jurusan. (b) Administrasi jurusan akan menyerahkan proposal tugas akhir kepada
Ketua Jurusan. Ketua jurusan akan membahas proposal dengan beberapa dosen. (c)
Ketua jurusan memberikan status proposal, apakah diterima (tanpa revisi),
diterima (dengan revisi) atau ditolak. (d) Administrasi melalui sistem akan
menginformasikan kepada mahasiswa tentang status proposal melalui SMS, yang
dikirm dari sistem. Seandainya diterima dengan revisi maka administrasi akan
menginformasikan batas waktu revisinya.
5.3 Pengembangan Perangkat Lunak Pengembangan perangkat
lunak yang dilakukan dalam penelitian ini menggunakan metode incremental model.
Metode ini dapat melakukan pengerjaan tahapan proses secara paralel, tahap yang
satu tidak harus menunggu tahap yang lainnya. Ada lima tahap dalam metode ini
yaitu kumunikasi, perancanaan, pemodelan (analysis and design), construction
dan deployment
6 Hasil Penelitian
6.1 Halaman Proposal.
Halaman proposal merupakan halaman daftar proposal yang masuk. Fungsi halaman
ini untuk mengantisipasi adanya kesamaan judul, dan dapat dijadikan arsip untuk
administrasi
6.2 Halaman Dosen Pada halaman ini semua dosen yang menjadi
pembimbing tugas akhir dapat dilihat, fungsi dari halaman ini dosen juga dapat
mengirimkan sms kepada mahasiswa bimbingan, sekaligus tempat untuku kumunikasi
antara dosen dan mahasiswa bimbingan
6.3 Halaman SMS
Gateway Pada halaman ini merupakan halaman untuk mengirimkan SMS Gateway, baik
antara dosen dengan mahasiswa bimbingan, antara administrasi dengan mahasiswa
dan antara ketua jurusan dengan administrasi. Dengan halaman ini dapat
mempermudah semua komponen dalam menyampaikan informasi kepada yang saling
terkait.
Kesimpulan
Perangkat lunak sistem informasi monitoring tugas akhir
mahasiswa berbasis SMS Gateway yang dihasilkan mampu melakukan proses transfer
informasi dalam bentuk SMS yang cepat, efisien, efektif, interaktif dan akurat
tentang status proposal, jadwal seminar, jadwal sidang tugas akhir. Dosen
pembimbing dapat berkomunikasi dengan mahasiswa bimbingan baik untuk
memotivasi, memberi dukungan, dan maupun mengetahui kendala yang dialami
mahasiswa, sehingga dapat memberikan kemudahan baik mahasiswa, dosen dan
administrasi jurusan.
Referens
i Adil, R. 2009, “Sistem Informasi Via SMS Gateway Antara
Pihak Kepolisian dengan Pengemudi”, Telkomnika, Vol. 7 No. 2, Agustus 2009, pp
119-128. Dewanto, 2007, “Aplikasi SMS Gateway dengan Koreksi Kesalahan
Menggunakan Fuzzy String Matching”, Prosiding Seminar Nasional Aplikasi
Teknologi Informasi 2007 (SNATI 2007),Yogyakarta 16 Juni 2007. Fikri, A. 2007,
“Aplikasi Short Message Service (SMS) Gateway untuk Layanan Informasi
Registrasi Administrasi Mahasiswa”, Jurnal Program Studi Ilmu Komputer,
Universias Pendidikan Indonesia, 2007. Ibrahim, A. 2010a, “Sistem Pemesanan
Kamar Hotel Berbasis WAP”, Jurnal Sistem Informasi, Fasilkom Unsri Vol. 2.
Ibrahim, A. 2010b, “Sistem Pemesanan Tiket Pesawat Berbasis Web”, Jurnal Sistem
Informasi, Fasilkom Unsri, Vol. 3. Triyono, J. 2010, “Pelayanan KRS On-line
berbasis SMS”, Jurnal Teknologi, Vol. 3 No. 1, Juni 2010, pp 33-38. Khang, B.
2002, Trik pemrograman aplikasi berbasis SMS, Jakarta: Elex Media Komputindo.
Miarso, Y. 2004, Menyemai Benih Teknologi Pendidikan. Jakarta: Kencana Prenada
Media Group. Nurdiana, D. 2009, “Kamus Digital
(Inggris-Indonesia/Indonesia-Inggris) Berbasis SMS Gateway”, Prosiding Seminar
Program Studi Ilmu Komputer, Universitas Pendidikan Indonesia. Setiawan, A.,
dkk, 2006, “Perancangan dan Pembuatan Sistem Layanan SMS untuk Biro
Administrasi Akademik Universitas Kristen Petra”, Jurnal Informatika, Vol. 7
No. 1, Mei 2006, pp 17-23. Smith, M. 2005, Information Technology Portfolio,
Public Disclosure Commission, USA. Tozer, E. 1996, Strategic IS/IT Planning,
Professional Edition, BetterworthHeinemann, Boston, USA. 92 | Pengembangan
Sistem Informasi Monitoring Tugas Akhir… Ali Ibrahim Ward, J. & Griffiths,
P. 1996, Strategic Planning For Information System, 2 nd Edition, John Wiley &
Son, Chicester, USA. Ward, J. & Peppard, J. 2003, Strategic Planning For
Information System, 3 rd Edition, John Wiley & Son, Chicester, USA.
Yunianto, 2006, Info Linux Buku Mini Membangun Aplikasi SMS Gateway di Linux,
Jakarta: Dian Rakyat. Zahra, 2011, Sistem Pendaftaran Pelatihan di Lembaga
Pengembangan Pendidikan (LPP) Universitas Sebelas Maret Menggunakan SMS
Gateway, Program Diploma III Ilmu Komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam, Universitas Sebelas Maret.
